چگونه وقت‌تان را مدیریت کنید؟
وظایف‌تان را با توجه به اهمیت‌شان فهرست کنید
مجله‌ی آموزش ایلیاد – مدیریت زمان یک مهارت مهم است که می‌توان آن را کسب نمود. این مهارت به شما کمک می‌کند که بیشترین استفاده را از روزتان داشته باشید و در محیط کار و تحصیل موفق‌تر عمل کنید. برای مدیریت کردن زمان، با کار کردن در محیط مناسب و اولویت‌بندی کردن کارها، بیشترین استفاده را از زمان ببرید. در مواقع ضروری، با خاموش کردن تلفن همراه و شبکه‌های اجتماعی، حواس‌پرتی را به حداقل برسانید. از یک تقویم برای برنامه‌ریزی استفاده کنید تا به شما امکان بیشترین استفاده از روزتان را بدهد.
استفاده از وقت به طور موثر
یک محیط مناسب برای کار ایجاد کنید
محیطی که در آن کار می‌کنید می‌تواند به بهره‌وری کلی شما کمک کند. هیچ قانون سخت‌گیرانه‌ای در مورد محیط کار وجود ندارد، بنابراین محیط مناسب با خود را انتخاب کنید. محیط کارتان را طوری تزئین کنید که به شما احساس شور و اشتیاق دهد. این احساس به شما کمک می‌کند تا در کارتان موفق و با انگیزه باشید.
مثلاً اگر یک هنرمند خاص برای شما الهام‌بخش است، نقاشی‌هایش را روی دیوار آویزان کنید.
فضایی را برای کار انتخاب کنید که عاری از هر گونه حواس‌پرتی باشد. مثلاً کار کردن جلوی تلوزیون ایده‌ی خوبی نیست ولی یک میز در یک گوشه دنج می‌تواند مفید باشد.
مثلاً اگر یک هنرمند خاص برای شما الهام‌بخش است، نقاشی‌هایش را روی دیوار آویزان کنید.
فضایی را برای کار انتخاب کنید که عاری از هر گونه حواس‌پرتی باشد. مثلاً کار کردن جلوی تلوزیون ایده‌ی خوبی نیست ولی یک میز در یک گوشه دنج می‌تواند مفید باشد.
وظایف‌تان را با توجه به اهمیت‌شان فهرست کنید
قبل از شروع کار در روز، کارهای‌تان را اولویت‌بندی کنید. وظایف گروهی از اهمیت بالاتری برخوردارند و باید در اول فهرست‌تان قرار بگیرند. قبل از تهیه‌ی فهرست، کارها را از نظر اهمیت دسته‌بندی کنید. مثلاً وظایف با عنوان «فوری» باید امروز انجام شوند. وظایف دارای برچسب «مهم، اما نه فوری» مهم هستند ولی می‌توان برای‌شان صبر کرد. وظایف با برچسب «اولویت پایانی» در صورت لزوم می‌توان کنار گذاشته شود. وظایف را زیر هر دسته فهرستکنید. مثلاً اگر باید گزارش کار تهیه کنید، این زیر دسته‌ی «فوری» قرار می‌گیرد. یا مثلاً اگر بخواهید پروژه‌ی کاری جدیدی را آغاز کنید و زمان فرا رسیدن آن بیشتر از دو هفته است، پس این کار زیر دسته‌ی «مهم، اما نه فوری» قرار می‌گیرد. اگر بعد از ساعت کارتان بخواهید بدوید ولی خیلی اضطراری نیست، پس زیر‌دسته‌ی « اولویت پایانی » قرار خواهد گرفت.
ابتدا کارهای مهم را انجام دهید
بهتر است انجام کارهای مهم، اولین کاری باشد که در صبح انجام می دهید. با این کار، کل روز را احساس موفقیت خواهید کرد و استرس زیادی را از بین می‌برید. هر روز را با حذف کردن کارهای مهم از لیست‌تان، آغاز کنید.
مثلاً اگر ۵ ایمیل دریافت کرده‌اید که باید به آن پاسخ دهید و گزارش آن را تهیه کنید، به محض ورود به دفتر این کار را انجام دهید.
مثلاً اگر ۵ ایمیل دریافت کرده‌اید که باید به آن پاسخ دهید و گزارش آن را تهیه کنید، به محض ورود به دفتر این کار را انجام دهید.
همیشه برخی از کارهای‌تان را همراه‌تان داشته باشید
با به همراه داشتن برخی از کارها می‌توانید از زمان‌های مرده‌ی خود نیز استفاده کنید. مثلاً اگر زمانی را مجبورید در اتوبوس بگذرانید، از این زمان استفاده کنید که برای مدرسه یا کار مطالعه کنید. اگر در فروشگاه منتظر‌‌‌هستید با استفاده از تلفن همراه‌تان ایمیل‌تان را چک کنید. اگر دانشجو هستید می توانید از کتاب‌های صوتی استفاده کنید یا مطالب مربوط به کنفرانس‌های‌تان را ضبط کنید و زمانی که در صف هستید یا راه می‌‌روید به آنها گوش دهید.
چند وظیفه‌ای نباشید
بسیاری از افراد تصور می‌کنند که چند وظیفه‌ای بودن یک راه عالی برای انجام کارهای بیشتر و مدیریت هوشمندانه‌تر زمان است. ولی تمرکز بر روی چند کار به طور هم‌زمان، در واقع بازدهی شما را کم می‌کند. با این روش کارها زمان بیشتری می‌برد چون شما تمام توجه خود را به آن کار اختصاص نمی‌دهید. با تمرکز کامل بر روی یک کار، کارهای خود را سریع‌تر انجام می‌دهید و به شما امکان می‌دهد که مدیریت بهتری در زمان داشته باشید.
تلفن خود را خاموش کنید
به حداقل رساندن عوامل حواس پرتی
تلفن خود را خاموش کنید
در صورت امکان در محیط کار، تلفن همراه‌تان را خاموش کنید. تلفن همراه ممکن است زمان زیادی را که شما می‌توانید طی آن بیشترین بهره‌وری را داشته باشید، هدر دهد. جستجو در فضاهای مجازی مثل فیس بوک، توییتر و اینستاگرام که دسترسی به آنها از طریق تلفن همراه آسان است، ممکن است زمان زیادی از وقت‌تان را بگیرد. با خاموش کردن تلفن همراه در هنگام انجام کارهای دیگر، به خودتان در مدیریت زمان کمک کنید. اگر لازم است که تلفن همراه‌تان روشن باشد، آن را در جایی دور از خودتان قرار دهید. اگر دسترسی به تلفن همراه‌تان آسان نباشد به سراغ این فضاها نمی‌روید. همچنین می‌توانید اعلانات غیرضروری را خاموش کنید.
مرورگرهای غیرضروری را ببندید
افراد زیادی برای انجام بسیاری از کارهای‌شان از کامپیوتر و اینترنت استفاده می‌کنند. هنگام کار با اینترنت، باز بودن صفحات مربوط به فضاهایی که حواس پرتی ایجاد می‌کنند، می‌توانند تاثیرات منفی زیادی روی کار و مدیریت زمان شما بگذارند. همچنین اگر صفحات و مرورگرهای اضافی مربوط به پروژه های قبل و جستجوهای قبل باز باشد، منجر به حواس پرتی شما می‌شود. عادت کنید که به محض اتمام یک کار یا یک جستجو آن صفحه را ببندید و تمام تمرکزتان را روی همان کاری که می‌خواهید انجام دهید، قرار دهید.
- خودتان را به چالش بکشید که فقط یک یا دو صفحه به طور هم زمان باز باشد.
استفاده از شبکه‌های اجتماعی را محدود کنید
گاهی اوقات با اینکه نمی‌خواهیم از شبکه‌های اجتماعی مثل فیس‌بوک استفاده کنیم، ولی باز هم وسوسه می‌شویم و سراغ گوشی‌مان می‌رویم. اگر چنین مشکلی دارید، یک سری برنامه‌ها و نرم‌افزارها وجود دارد که به‌طور موقت این برنامه‌ها را محدود می‌کند.
برخی از این نرم‌افزارها عبارتند از:
- Selfcontrol برای کاربران Mac
- افزودن به Leechblock در فایرفاکس
تا حد ممکن بین کارهای‌تان وقفه نیندازید
وقفه انداختن بین کار، جریان کاری شما را مختل می‌کند. اگر وسط یک کار هستید و کار را متوقف می‌کنید، بازگشت دوباره به کار سخت است. وقتی در حال انجام یک کار هستید، قبل از بلند شدن، سعی کنید آن را تکمیل کنید. مثلاً اگر در حال انجام کاری هستید و برای‌تان ایمیلی ارسال شد، به جای رها کردن کار و چک کردن ایمیل‌تان، جایی یادداشت کنید که بعد از اتمام کار، ایمیل‌تان را چک کنید.
استفاده از تقویم‌های دیجیتال
پایبندی به یک برنامه‌ی روزانه
استفاده از تقویم‌های دیجیتال
تکنولوژی یک راه عالی برای مدیریت زمان و پیگیری کارها و قرارها فراهم کرده است. از تقویم‌های موجود در گوشی و کامپیوتر خود استفاده کنید. کارهای روزانه را در آن بنویسید و یادآوری‌هایی را برای خود تعیین کنید. مثلاً تعیین کنید که یک هفته قبل از موعد چک به شما یادآوی کند.
علاوه بر تقویم دیجیتال، داشتن یک تقویم چاپی به عنوان پشتیبان می‌تواند کمک زیادی کند.
علاوه بر تقویم دیجیتال، داشتن یک تقویم چاپی به عنوان پشتیبان می‌تواند کمک زیادی کند.
زمان‌هایی را که بیشترین بازده را دارید مشخص کنید
افراد مختلف در ساعت‌های مختلفی از روز بیشترین بازدهی را دارند. این کار به شما کمک می‌کند تا بدانید چه زمانی قادر به انجام کارها هستید و بدین ترتیب بهتر می‌توانید برای وقت‌تان برنامه‌ریزی کنید. مثلاً اگر صبح‌ها پر انرژی‌تر هستید، بخش عمده‌ای از کارها را صبح انجام دهید. در طول شب کارهای آرامش‌بخش و لذت‌بخش را انجام دهید.
۳۰ دقیقه‌ی اول صبح را به برنامه‌ریزی برای کارتان اختصاص دهید
به محض بیدار شدن، به کارهایی که باید انجام دهید فکر کنید و یک طرح کلی از زمان انجام کار ترسیم کنید.
مثلاً برنامه‌ریزی کنید که از ۸ تا ۴ بعدازظهر کار کنید، بعد از آن برای تبریک تولد مادربزرگ‌تان به خانه او بروید.
مثلاً برنامه‌ریزی کنید که از ۸ تا ۴ بعدازظهر کار کنید، بعد از آن برای تبریک تولد مادربزرگ‌تان به خانه او بروید.
بین کارتان زمان استراحت برنامه‌ریزی کنید
هیچ کس نمی‌تواند به طور مداوم و بدون استراحت کار کند. به همین دلیل اشکالی ندارد که بین کارتان کمی استراحت و وقفه داشته باشید. این وقفه‌های کوچک اختلالی در کارتان ایجاد نمی‌کند. علاوه بر این وقفه‌های کوچک، می‌توانید وقفه‌های طولانی‌تری را برنامه‌ریزی کنید. مثلاً هر روز بعد از ناهار، یک ساعت استراحت کنید یا نیم ساعت بعد از کارتان را به تماشای تلوزیون اختصاص دهید.
برای وقفه‌های کوچک نیز مثلاً اگر در حال نوشتن مقاله هستید، به خودتان اجازه دهید که بین هر ۵۰۰ کلمه ای که مینویسید ۵ دقیقه در فضای مجازی چرخ بزنید.
برای وقفه‌های کوچک نیز مثلاً اگر در حال نوشتن مقاله هستید، به خودتان اجازه دهید که بین هر ۵۰۰ کلمه ای که مینویسید ۵ دقیقه در فضای مجازی چرخ بزنید.
برخی از کارها را آخر هفته انجام دهید
برخی از کارها را آخر هفته انجام دهید
برخی از کارها را آخر هفته انجام دهید
آخر هفته برای سرگرمی، استراحت و آرامش است، بنابراین از این اصل دور نشوید. با این حال می‌توانید برخی از کارها را در آخر هفته انجام دهید. به برخی از کارهای کوچک که معمولاً جمع می‌شوند و شروع هفته را سخت می‌کنند، فکر کنید.
مثلاً می‌توانید آخر هفته‌ها ایمیل‌های‌تان را بررسی کنید و به برخی پاسخ دهید که همه برای اول هفته جمع نشوند.
برنامه‌ی خواب منظم داشته باشید
برای مدیریت درست در زمان، یک برنامه‌ی خواب کامل بسیار مهم است. یک برنامه‌ی خواب خوب باعث می‌شود صبح زود بیدار شوید و برای شروع روز آماده شوید. برای حفظ برنامه‌ی خواب، هر روز در ساعات مشخصی به رختخواب بروید و در ساعت مشخصی بیدار شوید و در آخر هفته نیز همان برنامه را رعایت کنید.
بدن شما با این چرخه سازگار خواهد شد و بدین ترتیب در هنگام خواب احساس خستگی و در هنگام بیداری انرژی کامل خواهید داشت.
بدن شما با این چرخه سازگار خواهد شد و بدین ترتیب در هنگام خواب احساس خستگی و در هنگام بیداری انرژی کامل خواهید داشت.
مجله‌ی آموزش ایلیاد