چطور یک پروژه را مدیریت کنیم؟

مجله‌ی آموزش ایلیاد - یک پروژه یک مسئولیت بزرگ است، اما می‌توانید با برنامه‌ریزی، انجام آن را آسان‌تر کنید. این کار با شناسایی اهداف پروژه و تجزیه‌ی آنها، در مراحل عملی انجام می‌شود. ضمن آگاه بودن از هرگونه محدودیت در بودجه یا زمان، باید طرح خود را با توجه به شکل گرفتن پروژه تنظیم کنید. سپس با برقراری ارتباط با اعضای پروژه، پروژه را با موفقیت، مدیریت خواهید کرد.

وقت بگذارید تا هدف پروژه‌ی خود را توضیح دهید و به نتیجه برسانید. این مورد را روی یک تخته‌ی سفید، صفحه‌ی کامپیوتر یا روی کاغذ در چند جمله بنویسید. توضیحات تا حد امکان ساده و قابل درک باشد.می‌توانید تصور کنید که پروژه با اجرای این برنامه، چگونه خواهد بود.
به عنوان مثال، «ساختن خانه» یک توصیف کلی است، اما«ساخت یک خانه‌ی ساحلی شیشه‌ای ۳ خوابه» یک توصیف کامل و مفیدتر است.

 

با روش‌های تحقق اهداف پروژه، آشنا شوید. با مراحل بزرگ شروع کنید و آنها را در زیر هدف خود لیست کنید. این کار یک ایده اساسی در مورد آنچه که باید انجام شود، به شما می‌دهد. می‌توانید برای عملی‌تر شدن کار، این مراحل را به مراحل کوچکتر تقسیم کنید.
به عنوان مثال، اگر در حال ساختن یک وب سایت هستید، باید گرافیک سایت را درست کنید، برنامه نویسی کنید و متن صفحه را بنویسید.

بگذارید اعضای گروه  به لیست نگاه کنند و نظرات خود را بیان کنند. در بسیاری از مواقع آنها می‌توانند در انجام مراحل نظرات خوبی ارائه دهند و در انجام آن‌ها به شما کمک کنند.
•    یک راه برای انجام این کار ایجاد یک نقشه‌ی ذهنی است. برای انجام این کار، ابتدا کارهای بزرگ را ذکر کنید، سپس «شاخه‌ها» را ترسیم کنید تا آنها را به مراحل و ایده‌های کوچکتر پیوند دهید. حتما از نقشه عکس بگیرید یا کاغذ را ذخیره کنید.

 

به هر یک از مراحل ذکر شده برگردید و محاسبه کنید که از چه منابعی برای انجام آنها استفاده خواهید کرد. حدس شما صددرصد دقیق نخواهد بود، اما می‌توانید یک تخمینی برای هزینه و زمان بزنید.
•    می توانید با جستجوی آنلاین و سؤال از افرادی که قبلاً این کار را انجام داده اند، تحقیق کنید که چقدر زمان و هزینه لازم است. به عنوان مثال، یک رمزگذار حرفه‌ای می‌تواند به شما بگوید که چقدر طول می‌کشد تا یک برنامه‌ی جدید برای وب سایت خود ایجاد کنید.
•    اختصاص دادن مقدار مشخصی از زمان به کارهایی که می‌توانند به طور نامحدود ادامه پیدا کنند، می‌تواند مفید باشد. برای مثال، بنویسید «ما حداکثر ۲۰ ساعت برای ایجاد طرح گرافیکی زمان صرف خواهیم کرد.»
•    اگر از هزینه‌های یک مرحله مطمئن نیستید، می‌توانید برای تکمیل مرحله، یک زمان و هزینه‌ی مشخص تعیین کنید. مثلاً: «این بخش از کار باید ظرف۲ ماه و با هزینه‌ی کمتر از ۱۰ میلیون تومان انجام شود. »

 

اکنون به لیست مراحل برگردید و مراحل را مجدد براساس ترتیب کار، تنظیم کنید. شما می‌توانید برای انجام هر مرحله یک ضرب‌العجل تعیین کنید، بدین ترتیب می توانید اعضای گروه را فعال‌تر نگه دارید.
•    به عنوان مثال، برای ساختن یک وب سایت، مایلستون باید طراحی و آزمایش شود. هنگامی که مایلستون کامل شد، می‌توانید گروه را تشویق کنید. مثلاً می‌توانید برای آنها یک پیام دلگرم کننده ارسال کنید، آنها را به شام دعوت کنید یا کاری که برای‌شان الهام بخش باشد، انجام دهید.

 

تصمیم بگیرید که اعضای گروه روی چه وظایفی کار خواهند کرد. برای این کار با هر شخص صحبت کنید تا نقاط قوت و حوزه‌های تخصصی‌شان را پیدا کنید. همچنین در هر بخش از پروژه می‌توانید برخی از کارها را با کسانی که داوطلب هستند به اشتراک بگذارید.

تخمین‌های زمان و هزینه و همچنین کارهای تعیین شده را مرور کنید. ممکن است مشاهده کنید که این پروژه بسیار بزرگ است برای انجام به موقع و با بودجه‌ی از قبل تعیین شده کمی پیچیده است، یا ممکن است افراد کافی برای انجام پروژه نداشته باشید. بنابراین ممکن است برای تکمیل پروژه، تغییراتی ایجاد کنید.

 

اگر متوجه شدید که برای اتمام پروژه به زمان بیشتری نیاز دارید، حتماً به صاحب پروژه اطلاع دهید. ممکن است مایل به تمدید مهلت باشند.

ممکن است لازم باشد که سریع‌تر پروژه را تکمیل کنید. بنابراین می‌توانید از مجری پروژه بخواهید که کمک کند، یا افراد بیشتری را در اختیارتان قرار دهد تا برخی از وظایف را انجام دهند.
•    افراد بیشتر یعنی نیاز به بودجه‌ی بیشتر، بنابراین مطمئن شوید که قادر به افزایش بودجه برای جبران آن هستید.

 

برای تمرکز روی ویژگی‌های مهم پروژه، برخی از مراحل را حذف کنید. این به شما کمک می‌کند تا نگرانی‌های مربوط به بودجه یا مهلت را برآورده کنید.

 

در مورد مشکلاتی که احتمالاً در طول پروژه پیش می‌آید، فکر کنید. برای مقابله با آن‌ها، روش‌هایی را که می‌تواند مانع از این مشکلات شوند را برنامه‌ریزی کنید و در صورت بروز، با آنها برخورد کنید.
•    به عنوان مثال، ممکن است نگران باشید که مشتری در آخرین لحظه پروژه را تغییر دهد. بنابراین، تصمیم بگیرید که مستندات کار را نگه دارید و در تمام طول پروژه مشتری را در جریان کار قرار دهید.

برای بار آخر، قبل از شروع کار روی پروژه، با اعضای گروه‌تان ملاقات کنید. مجدداً با هم پروژه را مرور کنید تا مطمئن شوید که همه می‌دانند این پروژه چیست و چه چیزی از آنها انتظار می‌رود. این زمان مناسبی است که انتظارات‌تان را بیان کنید.

 

اعضای گروه باید به طور مرتب شما را در جریان پروژه قرار دهند. به آنها بگویید که باید هرگونه نگرانی یا مشکلی که دارند را فوراً به شما بگویند. شما باید این موارد را بدانید تا بتوانید پروژه را در مسیر خود نگه دارید. یکی از راه‌های انجام این کار، تعیین یک زمان معین، مانند آخر هفته، برای بیان مشکلات و روند پیشرف پروژه است.

 

مهم نیست که مالک پروژه یک رئیس، خریدار یا معلم است، درباره‌ی نحوه‌ی انجام پروژه به آنها بگویید. به محض اتمام مرحله‌ی اصلی پروژه و یا زمانی که مشکلی پیش می‌آید، با ارسال یک ایمیل یا برقراری تماس تلفنی، او را در جریان قرار دهید. ارتباطات خوب اطمینان می‌دهد که پروژه در دست خوب است.

 

معمولاً پروژه‌ها به طور کامل پیش نمی‌روند، بنابراین باید برنامه‌های خود را تغییر دهید. هنگامی که یک مرحله‌ی دیگر نمی‌تواند به اتمام برسد، روش‌های جدیدی برای رسیدن به هدف نهایی که قبلاً تصور کرده‌اید، پیدا کنید.
•    به عنوان مثال، شما ممکن است مهلت یا بودجه را تغییر دهید، برخی مراحل را حذف کنید یا از اعضای گروه خود بخواهید که امروز کارهای اضافی انجام دهد.

 

پس از اتمام پروژه، به عقب برگردید و به برنامه‌های خود نگاه کنید. از خود بپرسید چه چیزی در مورد این پروژه خوب و بد بوده است و همچنین چه کاری می‌تواند بهتر انجام شود. نظر اعضای گروه‌تان را نیز بخواهید. آنها به احتمال زیاد نظرات مفیدی می‌توانند ارائه دهند که می‌توانند پروژه بعدی شما را بهبود بخشند.

 

مجله‌ی آموزش ایلیاد