چگونه مهارت‌های مدیریت زمان خود را بهبود ببخشیم؟

مجله‌ی آموزش ایلیاد - انجام کار، رعایت ضرب الاجل‌ها و زمان تحویل کار و بهره‌وری ۱۰۰٪ برای همه مشکل است. اگر با مدیریت زمان دست و پنجه نرم کنید، حتی دشوارتر است. خوشبختانه، روش‌های مختلفی وجود دارد که می‌توانید مهارت‌های مدیریت زمان خود را ارتقا دهید. این موارد از تغییرات ساده در روز گرفته تا تغییرات اساسی در نحوه برنامه‌ریزی زندگی را شامل می‌شود! در اینجا بسیاری از تکنیک‌های مدیریت زمان را که می‌توانید برای انجام کارها با کارآیی بیشتر از جمله ایجاد یک برنامه روزانه، خلاص شدن از حواس پرتی و سازماندهی کامل فضای کاری استفاده کنید، بررسی می‌کند.

 

هر آنچه می‌خواهید انجام دهید را یادداشت کنید. لیست خود را مرور کرده و آنچه که باید در آن هفته انجام شود را اولویت‌بندی کنید، مانند یک کار که باید به زودی انجام شود. تعیین اهداف خاص به شما کمک می‌کند تا انگیزه‌تان را حفظ کنید و هنگامی که هر کاری که می‌خواهید را به انجام رساندید، به موفقیت بیشتری دست می‌یابید.
•    خودتان را به چالش بکشید تا ببینید که آیا بیشتر از آنچه فکر می‌کنید می‌توانید انجام دهید یا خیر، اما زیاده‌روی نکنید. اگر روز شنبه یک مقاله تحقیقی گسترده دارید، احتمالاً وقت آن نیست که سازماندهی کل خانه خود و نوشتن یک رمان را به لیست خود اضافه کنید.
•    درعوض، سعی کنید اهداف اتمام مقاله تحقیقاتی خود، سازماندهی کمد خود و نوشتن ده صفحه از رمان خود را تعیین کنید.

 

برای برنامه‌ریزی از تقویم یا کاغذ استفاده کنید. چگونگی استفاده از وقت خود را در هر روز دقیقاً مشخص کنید و چیزی خارج از برنامه خود باقی نگذارید. مدت زمانی را که می‌خواهید برای هر کار صرف کنید، در برنامه خود بگنجانید. به عنوان مثال، چنین برنامه‌ای بچینید: با« ۷:۳۰ تا ۸:۰۰ صبح: بیدار شوید و صبحانه بخورید» شروع کنید. سپس این کار را با اولین کار مهم روز خود ادامه دهید، مانند «۸:۰۰ تا ۸:۳۰ صبح: به ایمیل‌ها پاسخ دهید و ...»
•    ممکن است شما برنامه خود را دقیقاً دنبال نکنید، زیرا زندگی گاهی اوقات می‌تواند با طولانی شدن یک کار شما را شگفت زده کند. صرف نظر از این، یک برنامه یک راهنمای عالی برای نگه داشتن شما در مسیر رسیدن به اهداف هفتگی شما است.

 

ابتدا سخت‌ترین کار روز را انتخاب کنید. شما یک مقدار زیاد از تکالیف برای انجام کار دارید و نمی‌دانید از کجا شروع کنید. تاریخ‌های تعیین شده تکالیف خود و همچنین سطح دشواری هرکدام را مرور کرده و بر این اساس اولویت‌بندی کنید. اگر اول یک وظیفه دشوار و وقت گیر را از پیش رو بردارید، احساس موفقیت و آماده بودن برای مقابله با بقیه لیست کارهای خود را خواهید داشت.
•    به عنوان مثال، اگر برای فردا یک تکلیف ریاضی بزرگ دارید و باید وازگان انگلیسی را حفظ کنید، با تکالیف ریاضی شروع کنید.

 

وقتی همه کارها را همزمان انجام می‌دهید، انجام کارها دشوار است. همانطور که از لیست کارهای خود عبور می‌کنید، ذهن خود را معطوف به وظیفه پیش رو کنید. افکارتان را صرف مسئولیت‌های دیگر نکنید و از رفت و برگشت بین وظایف غیر مرتبط خودداری کنید. کنار آمدن با یک مسئولیت بسیار کارآمدتر است.
•    به عنوان مثال، به جای پاسخ همزمان به ایمیل‌ها وپاسخ به تماس‌های تلفنی، قبل از برقراری تماس تلفنی، به همه ایمیل‌های خود پاسخ دهید.
•    پرش بین کارها از مغز شما بیشتر کار می‌کشد و سرعت شما را کاهش می‌دهد.

 

به هر وظیفه توجه کامل خود را بدهید. هرگونه حواس پرتی مانند اعلان‌های ایمیل، تلفن و شبکه‌های اجتماعی را خاموش کنید. همچنین باید سر و صدا مانند تلویزیون یا رادیوی را حذف کنید. هر وقت نمی‌خواهید حواس‌تان پرت شود و تمام تمرکز خود را روی کارتان قرار دهید، زمانی را تنظیم کنید و در این مدت کار دیگری نجام ندهید مگر اینکه کارتان کاملاً ضروری باشد.
•    به عنوان مثال، اگر می‌خواهید ۴۵ دقیقه بنویسید، در این مدت به تلفن خود و به ایمیلها پاسخ ندهید. بعد از گذشت ۴۵ دقیقه، می‌توانید ایمیل خود را بررسی کنید.
•    رسانه‌های اجتماعی یک حواس پرتی بزرگ است. زمان شبکه‌های اجتماعی را در طول روز برنامه‌ریزی کنید و از آن دوری کنید مگر اینکه در یک زمان مشخص برنامه‌ریزی شده باشد.

 

شما نمی‌توانید ۲۴ ساعت شبانه روز کار کنید یا مثمر ثمر باشید. در طول روز زمان‌های استراحت خود را برنامه‌ریزی کنید تا به خودتان زمانی برای استراحت و آرامش اختصاص دهید. یک وقفه به شما امکان می‌دهد دوباره شارژ شوید و با یک دیدگاه تازه به یک کار برگردید. سعی کنید در استراحت خود کاری انجام دهید که با وظیفه اصلی شما هیچ ارتباطی نداشته باشد، مانند کشیدن نقاشی، زدن گیتار یا بازی شطرنج بر روی تلفن! همچنین می‌توانید موارد زیر را در نظر بگیرید:
•    تماس با یک دوست
•    قدم زدن
•    مدیتیشن یا انجام برخی از کشش‌ها

لازم نیست همه کارها را خودتان انجام دهید! اجازه دادن به شخص دیگری برای انجام کاری به شما این فرصت را می‌دهد که در حالی که هنوز همه کارها را انجام می‌دهید، خود را به کارهای دیگر خود اختصاص دهید. مطمئن باشید که کار را به شخصی قابل اعتماد واگذار می‌کنید! شما نمی‌خواهید نگران این باشید که آیا شخص واقعاً این کار را انجام می‌دهد.
•    به یاد داشته باشید که سپردن وظیفه به دیگران، نشان دهنده قدرت و هوش است نه ضعف. همه مجبورند گاهی اوقات از دیگران کمک بگیرند!

یک دفترچه به همراه داشته و همه کارهایی را که باید انجام ‌دهید و مدت زمان مورد نیاز را یادداشت کنید. به صورت متناوب، یک برنامه ردیابی وقت آزاد مانند را در تلفن همراه خود نصب کنید تا بتوانید زمان‌تان را مدیریت کنید. در یادداشت برنامه خود اطمینان حاصل کنید که صادق هستید. در پایان روز، نحوه گذران وقت خود را بررسی کنید. این کار را به مدت یک هفته هر روز انجام دهید تا تصویر خوبی از نحوه گذراندن روز خود بدست آورید. اگر متوجه شدید که بیش از حد وقت خود را صرف بررسی شبکه‌های اجتماعی یا وبگردی کرده‌اید، در پایان هفته، تغییراتی را در نظر بگیرید.
•    بهتر است چند روز متوالی وقت خود را پیگیری کنید تا نگاهی صادقانه به برنامه خود داشته باشید. بعضی از روزها ممکن است در یک شام تولد یا قرار ملاقات با پزشک شرکت کنید، که وظایف روزمره نیستند و می‌توانند برنامه شما را تغییر دهند.

آنچه را که به پایان رسانده‌اید و همچنین آنچه هنوز باید انجام شود را یادداشت کنید. وظایفی را که به پایان رسانده‌اید را خط بزنید و برای کارهای بعدی لیست کارهای جدیدی را تنظیم کنید. هر شب وقت گذاشتن برای این مرحله، به شما کمک می‌کند که آنچه را به دست آورده‌اید را جشن بگیرید ضمن اینکه اهداف خود را برای روز بعد در ذهن داشته باشید. همچنین می‌تواند به شما کمک کند تا درک بهتری از کارهایی که بیشترین زمان را می‌گیرند، داشته باشید. از این اطلاعات برای ارزیابی مجدد اینکه چقدر باید وقت خود را برای انجام برخی کارها اختصاص دهید، استفاده کنید.
•    کاملاً خوب است که متوجه شوید همه کارهای خود را انجام نداده‌اید! به یاد داشته باشید که فردا یک روز جدید است. خود را برای رسیدن به اهداف خود تحت فشار قرار دهید!

 

با شروع یک کار، در پایان آن به خود قول یک پاداش دهید. به عنوان مثال، اگر وظیفه نوشتاری دارید که باید آن را انجام دهید اما هیچ حوصله‌ای برای انجام آن ندارید، پس از اتمام کار، به خود اجازه دهید ۲0 دقیقه پیاده‌روی در پارک داشته باشید.
•    اطمینان حاصل کنید که پاداش شما چیزی است که واقعاً از آن لذت می‌برید.
•    پاداش شما هرگز نباید شما را از مسیر درست خارج کند. به عنوان مثال، رفتن به سینما یا تعطیل کردن باقیمانده روز پس از اتمام یک کار ۳۰ دقیقه‌ای شاید فکر خوبی نباشد.

 

شاید آسان باشد که بیش از آنچه توانایی دارید کار کنید. هنگام موافقت با مسئولیت‌های جدید واقع بین باشید و آنچه را که باید از قبل انجام دهید در ذهن داشته باشید. به عنوان مثال، اگر برنامه شما در هفته مدرسه کاملاً با کلاسها و تمرینات فوتبال همراه باشد، زمان مناسب برای عضویت در یک باشگاه دیگر نیست.
•    گفتن نه را بیاموزید؛اگر نمی‌توانید نه بگویید، در مورد محدودیت‌های زمانی خود صادق باشید. به عنوان مثال، اگر کسی از شما بخواهد کاری را تا پایان روز انجام دهید، می‌توانید چنین بگویید، «من اکنون کمی کار زیادی دارم، اما من می‌توانم آن را برای شما تا پایان فردا انجام دهم.»
•    برنامه‌ریزی بیش از حد نیز می‌تواند منجر به استرس شود. وقتی استرس دارید، بازده کمتری پیدا می‌کنید.

 

هنگامی که وقت اضافی دارید، یک لیست سریع تهیه کنید. به عنوان مثال، سعی کنید از اتوبوس برای رفتن به کار یا مدرسه استفاده کنید تا برنامه‌ریزی بیشتری انجام دهید. این امر به ویژه اگر بخاطر مسئولیت‌های خود در طول اوقات فراغت خود تحت فشار هستید، بسیار مفید است!
•    تمام وقت اضافی خود را به برنامه‌ریزی و سازماندهی اختصاص ندهید. این می‌تواند استرس‌زا باشد و بیش از سود آن آسیب برساند. برای آرامش هنوز به مدتی زمان نیاز دارید!
•    اگر ۱۰ دقیقه وقت اضافی دارید، با اختصاص دادن ۲ یا ۳ دقیقه آن، شروع کنید.

میز کار خود را مرتب کنید یا فضای آرام و ساکت در خانه خود پیدا کنید. اگر میز کار شما مملو از کاغذ، پاکت، خودکار و زباله است، هرکسی ممکن است دچار استرس یا حواس‌پرتی ‌شود! فضای کاری خود را مرتب کنید تا حواس‌پرتی‌های احتمالی را از بین ببرید. هر زباله‌ای را دور بریزید، لپ تاپ و میز کارتان را گردگیری کنید و سعی کنید مقالات خود را در یک پوشه یا کلاسور مرتب کنید.
•    گرچه لازم نیست همه لوازم شخصی خود را حذف کنید! چند عکس اضافه کنید تا وقتی خسته می‌شوید و نیاز به انرژی دارید به آن نگاه کنید، یا یک مجسمه یا یک گیاه روی میز کار خود قرار دهید تا زیبایی بیشتری به میزتان ببخشد.

 

مجله‌ی آموززش ایلیاد