چطور در شغل‌مان حرفه‌ای رفتار کنیم؟

آماده شدن

مجله‌ی آموزش ایلیاد - شاید شما تازه وارد دانشگاه شده‌اید و به دنبال یادگیری هستید و یا شاید فقط به طور کلی به دنبال تبدیل شدن به یک کارمند بهتر هستید. صرف نظر از استدلال شما، شما می‌توانید با آماده شدن حاضر شدن در محل کار، داشتن اخلاق خوب و تقویت مهارت‌های خود، مانند یک حرفه‌ای رفتار کنید.

آماده شدن

هر روز پنج دقیقه زودتر حاضر شوید

آن کارمندی نباشید که ساعت ۸ صبح به سختی خودش را به محل کارش می‌رساند و یا آن کارمندی نباشید که به طور منظم پانزده دقیقه دیر می‌آید. صبح‌ها زود بیدار شوید تا بتوانید زودتر به محل کار خود برسید. این نشان می‌دهد که شما به شغل خود متعهد هستید.
• در پایان روز و هنگام اتمام ساعت کاری نیز عجله نکنید. چند دقیقه بیشتر بمانید تا ایمیل‌ها را بررسی کنید یا کارها را تمام کنید.

خوب لباس بپوشید و بهداشت را رعایت کنید

علاوه بر وقت شناسی، پوشش حرفه‌ای بسیار مهم است. روی چند لباس خوب برای کار سرمایه گذاری کنید. شب قبل لباس‌های‌تان را اتو کنید تا صبح با عجله و چروک به محل کار نروید. هر روز دوش بگیرید و موهای خود را مرتب نگه دارید و از صورت خود دور نگه دارید.
• لباس‌های حرفه‌ای می‌تواند شامل پیراهن‌های دکمه‌دار آستین بلند، شلوار، کت و شلوار، ژاکت کش باف پشمی و کفش‌های کتانی باشد. لباس‌هایی را پیدا کنید که به‌خوبی مناسب شما باشند تا مرتب به نظر برسید. از لباس‌هایی که خیلی تنگ یا گشاد هستند دوری کنید.
• به نحوه لباس پوشیدن همکارانتان توجه کنید. هر شرکتی تعریف خاص خود را از لباس حرفه‌ای دارد. برای مثال، اگر همه پیراهن‌های خاکی و دکمه‌دار می‌پوشند، هر روز با کت و شلوار ظاهر نشوید. با فرهنگ لباس پوشیدن شرکت همراه شوید.

سازماندهی شده باشید

میز، اتاق یا فضای اداری خود را مرتب و تمیز نگه دارید. اسناد را در کشوها یا کمدهای بایگانی قرار دهید و آنها را بر اساس نوع پروژه و سال سازماندهی کنید. برای پیگیری قرار ملاقات‌ها، جلسات و پروژه‌های خود یک تقویم داشته باشید.

در مورد ایمیل‌ها و پیام‌های صوتی خود به روز باشید

کارمندی باشید که به موقع به ایمیل‌ها پاسخ می‌دهد، بدون اینکه بیش از دو روز بین پاسخ‌ها فاصله داشته باشد. در اسرع وقت به ایمیل‌های رئیس یا مافوق خود پاسخ دهید. همه ایمیل‌ها را قبل از ارسال مجدد بخوانید تا اشتباهات املایی را بررسی کنید.
• به ایمیل‌ها به شیوه‌ای حرفه ای پاسخ دهید، حتی اگر فرستنده به طور معمولی برای شما ایمیل می‌نویسد.
• پیام صوتی خود را نیز حرفه ای کنید. اگر قول می‌دهید در یک پنجره خاص به تماس‌ها پاسخ دهید، حتماً به آن قول عمل کنید. علاوه بر این، حتما پست صوتی خود را به طور مرتب چک کنید.

یک ارتباط دهنده عالی باشید

هنگام ارائه اطلاعات، روی موضوع بمانید و سعی کنید اطلاعات شما تا حد امکان به روز باشد و از ارائه اطلاعات غیرضروری خودداری کنید. هنگامی که در مورد اطلاعات یا دستورالعمل‌ها شک دارید، سؤالات باز بپرسید. می‌توانید چیزی مانند «فقط برای اینکه مطمئن شوم منظور شما را درست متوجه شده‌ام، می‌توانید یک مثال برای من بگویید؟»
•   تماس چشمی خوبی داشته باشید و صاف بایستید یا بنشینید. داشتن وضعیت بدنی خوب نشان دهنده اعتماد به نفس است.
•   از زبان عامیانه استفاده نکنید.
•   تعداد دفعات گفتن «چه خوب»، «امم»، «اوه» و صداهای مرتبط را محدود کنید.
•   در شایعات اداری شرکت نکنید.
•   بحث در مورد زندگی شخصی خود را در حین کار به حداقل برسانید.

ارائه‌ها را از قبل تمرین کنید

اگر باید کار خود را به همکاران یا برخی دیگر از مخاطبان ارائه دهید، آماده باشید. یک پاورپوینت یا اسلایدشو ایجاد کنید و یادداشت‌هایی در دسترس داشته باشید تا مطالب را فراموش نکنید. چندین بار از قبل تمرین کنید تا یک سخنرانی خوب آماده کنید، اعصاب خود را آرام کنید و اطمینان حاصل کنید که برای سؤالات آماده هستید.

با یادداشت‌های آماده به جلسات بیایید

اگر جلسه کارکنان یا جلسه دیگری در راه است، با یادداشت‌های آماده همراه باشید. ممکن است مجبور شوید به روز رسانی‌های پروژه‌های خود را به اشتراک بگذارید. آن به روز رسانی‌ها را یادداشت کنید تا بتوانید آنها را به طور دقیق به اشتراک بگذارید.
• سوالاتی هم در دست داشته باشید.

اخلاقی بودن در کار

سیاست‌های شرکت را دنبال کنید

کمی وقت بگذارید و دفترچه راهنمای شرکت خود را بخوانید تا مطمئن شوید که همه قوانین را رعایت می‌کنید. اگر فکر می‌کنید هر یک از این قوانین را نقض می‌کنید، با رئیس خود مشورت کنید.
• به عنوان مثال، شاید شما در رابطه با یک همکار هستید. اگر این خلاف خط مشی شرکت است، باید به سرپرست خود اطلاع دهید و به رابطه پایان دهید یا شغل دیگری پیدا کنید.

زندگی خصوصی خود را خصوصی نگه دارید

در محل کار، از صحبت کردن درباره جزئیات صمیمی زندگی خود با همکاران خود اجتناب کنید. بحث در مورد رابطه جنسی و دعوا با شریک زندگی خود را به طور کامل کنار بگذارید.
• در محل کار دوستی ایجاد کنید، اما بحث‌های خود را در دفتر کار سبک نگه دارید. در عوض بیرون از محیط کار، مرتباً با همکاران خود تماس بگیرید، با هم برای ناهار بیرون بروید و در مورد مواردی مانند تعطیلات، برنامه‌های تلویزیونی، بچه‌هایتان یا شهر خود صحبت کنید.

یک کارمند قابل اعتماد باشید

اگر به رئیس خود قول می‌دهید که به جای او به یک جلسه‌ می‌روید، پس حتما بروید. این به ایجاد اعتماد بین شما و دیگران کمک می‌کند. تمام جلسات و قرارهای خود را حفظ کنید، مگر اینکه چیزی جدی، مانند یک بیماری، برای تغییر آنها پیش بیاید. تمام پروژه‌های خود را قبل از سررسید و در حد توان خود تکمیل کنید.
• بیش از حد به کارهای زیادی متعهد نشوید یا برای انجام کارهایی که صلاحیت انجام آنها را ندارید داوطلب نشوید.
• وقتی چیزی را نمی‌دانید یا اگر احساس می‌کنید که نمی‌توانید آن را مدیریت کنید، اعتراف کنید.

وقتی اشتباه می‌کنید عذرخواهی کنید

حتی اگر یک کارمند نمونه باشید، هر از گاهی ممکن است دچار لغزش شوید. وقتی این اتفاق می‌افتد، تقصیر را به گردن دیگران نیندازید، بلکه مسئولیت کامل را بپذیرید. برای اشتباهاتی که مرتکب شده‌اید عذرخواهی کنید و اقدامات لازم را برای اجتناب از آنها در آینده انجام دهید.
• ممکن است بگویید «بسیار متاسفم که آن جلسه با شرکت داروسازی را از دست دادم. من آن روز وقت دکتر داشتم. جلسه را برای فردا موکول کردم. مطمئن می‌شوم که این اتفاق دیگر تکرار نشود.»

از شایعات اداری دوری کنید

حتی زمانی که دیگران در دفتر درباره دیگران صحبت می‌کنند، شما از این کار خودداری کنید. خودتان را درگیر مسائل کوچک دیگران نکنید وگرنه ممکن است خود را دچار مشکل کنید. هنگامی که شایعات مطرح می‌شود، سعی کنید موضوع را تغییر دهید یا دور شوید.

با همکاران و روسای خود صادق باشید

صداقت یک عنصر بسیار مهم در حرفه‌ای بودن است. همیشه به افرادی که با آنها کار می‌کنید حقیقت را در مورد پروژه‌های خود بگویید و راحت بگویید «نمی دانم». برای یافتن آنچه لازم است آماده باشید. هنگامی که به کمک نیاز دارید، مانند منبع، دستورالعمل، آموزش یا کمک فوری از کسی که مهارت یا تجربه لازم را دارد، کمک بخواهید.

به عنوان مثال، اگر رئیس شما از شما بپرسد که پروژه‌ای که با آن درگیر هستید چگونه پیش می‌رود، اجازه دهید نیازهای شما مشخص شود. در حالی که واقعاً می‌توانید برای پیش بردن پروژه خود از کمی کمک استفاده کنید، با گفتن اینکه همه چیز خوب است، مشکل را عمیق‌تر نکنید.

توسعه مهارت‌های مرتبط با شغل

مقالات مرتبط با شغل خود را بخوانید تا به روز بمانید

هر روز سعی کنید حداقل یک مقاله مرتبط با رشته کاری خود را برای خواندن پیدا کنید. این تضمین می‌کند که به روز می‌شوید. شما همچنین مطالب جدیدی برای بحث با همکاران خود در جلسات کارکنان خواهید داشت.

در آموزش‌های مربوط به رشته خود شرکت کنید

بسیاری از دفاتر برای کارمندان خود برای رفتن به آموزش‌ها یا کنفرانس‌های مرتبط با کارشان هزینه پرداخت می‌کنند. برخی از این موارد را بررسی کنید و با رئیس خود پیشنهادی برای دریافت بودجه برای حضور در آن ارائه دهید. اینها تجربیات بسیار خوبی برای گسترش دانش شماست.

در جلسات یادداشت بردارید

هنگام حضور در جلسات، از استفاده از تلفن خود و یا بیرون رفتن خودداری کنید. در عوض، متمرکز بمانید، گوش کنید و یادداشت برداری کنید. اگرچه ممکن است آنها خسته کننده باشند، اما احتمالاً اطلاعات بسیار مهمی در حال بحث است که می‌توانید از آنها برای تبدیل شدن به یک حرفه‌ای بهتر استفاده کنید.

ادامه تحصیل را در نظر بگیرید

شاید شما به دنبال گسترش دانش خود فراتر از یک یادداشت یا یک آموزش هستید. اگر چنین است، برای ادامه تحصیل در رشته خود به دانشگاه بروید یا از مراکز علمی معتبر برای دریافت مدارک مرتبط با شغل خود اقدام کنید.

مجله‌ی آموزش ایلیاد